PCINU Sedunia Matangkan Usulan Muktamar ke-34 secara Virtual

05 Desember 2021 12:39
PCINU Sedunia Matangkan Usulan Muktamar ke-34 secara Virtual
Oleh Tim IT PCINU Sedunia

Sebagai tindak lanjut dari surat pernyataannya, tim IT PCINU Sedunia dalam beberapa hari terakhir ini mencoba mematangkan teknis usulannya untuk melaksanakan Muktamar ke-34 secara virtual. Selama diskusi berlangsung, tim tersebut memandang bila Muktamar ke-34 merupakan sebuah momentum terbaik untuk memulai transformasi digital di lingkungan NU. Apalagi NU akan segera memasuki abad keduanya mulai tahun 2026.

Transformasi ini bukan hanya bertujuan untuk semata-mata mengadopsi teknologi baru, namun bagaimana agar teknologi baru tadi dapat membantu NU mencapai visi-misi jam’iyahnya secara keseluruhan. 

Pada umumnya, transformasi digital dapat dilakukan dalam enam tahapan. Hal yang pertama, merubah paradigma tradisional menjadi paradigma digital. Bila dulu pergerakan sebuah organisasi bergantung pada hirarkinya, maka di era digital ini bergeser pada sifat yang kolaboratif. Demikian juga strategi yang berbasis efisensi, sekarang bergeser menjadi berbasis inovasi.

Yang kedua adalah bagaimana mencari orang-orang dengan karakter dan keahlian yang tepat, serta telah memiliki paradigma digital. Ketiga, mengembangkan budaya baru yang dapat membantu menularkan paradigma semacam ini. Keempat, bagaimana agar budaya ini kemudian dibentuk menjadi proses yang dapat mendukung implementasi paradigma digital.

Yang kelima adalah bagaimana mendapatkan berbagai peralatan dan pelatihan dalam rangka mendukung, merawat, dan mengoptimalkan teknologi baru yang akan digunakan. Yang keenam, baru kemudian mencari alternatif teknologi yang sesuai dengan visi-misi yang dituju. Kesemua langkah ini dibungkus dalam prinsip privasi, keamanan, integritas, serta keberlanjutan.

Empat Komponen

Setelah berhasil mengidentifikasi kebutuhan Muktamar, dengan menjadikan agenda-agenda Muktamar ke-33 Jombang sebagai model utamanya, tim IT PCINU Sedunia mengusulkan tiga komponen utama yang harus dimiliki sebelum Muktamar berlangsung, ditambah satu komponen lain untuk jangka panjang. Setiap komponen tersebut menawarkan berbagai fungsinya melalui cloud computing.

Tiga komponen utama tersebut dapat dibagi sebagai berikut. 

Pertama, Zoom sebagai aplikasi komunikasi video yang akan menghubungkan ribuan muktamirin selama berbagai agenda Muktamar berlangsung, mulai dari pembukaan, sidang pleno, sidang komisi, hingga penutupan. Zoom menjadi alternatif utama sebab platform komunikasi video ini yang paling sering digunakan nahdliyin khususnya selama masa pandemi. Bila dikehendaki, agenda-agenda Muktamar yang dapat diakses oleh masyarakat luas dengan menyiarkannya secara langsung melalui media sosial seperti YouTube maupun Facebook melalui fitur broadcast Zoom.

Meski platform ini memiliki fitur pengadaan polling, agar berbagai proses pemilihan yang berlangsung dalam Muktamar terjamin privasi, keamanan, serta integritasnya dapat dipertanggungjawabkan dengan baik, dibutuhkan mekanisme voting yang lebih kompeten. Hal ini dapat dicapai melalui komponen kedua, yaitu dibangunnya sebuah server mandiri.

Server yang juga berbasis cloud computing ini direncanakan juga mendukung berbagai fungsi mulai dari pengumpulan, penyimpanan, hingga proses analisa datanya. Berbagai fungsi ini dibutuhkan untuk proses klasifikasi dan validasi muktamirin, khususnya bagi yang memiliki hak suara.

Sedangkan komponen ketiga, Google Drive, dimaksudkan untuk membantu panitia dalam menyimpan serta membagikan materi terkait kepada para peserta sidang dalam beberapa agenda Muktamar. Termasuk salah satu fungsi yang ditawarkan adalah kemungkinan untuk menyunting sebuah dokumen oleh beberapa user secara bersamaan; hal ini sangat membantu, misalnya, dalam menghasilkan notulensi rapat maupun dokumentasi lainnya secara komprehensif. Platform Google dipilih utamanya sebab fungsi document editor dapat dilangsungkan melalui web browser tanpa software maupun lisensi tambahan.

Komponen keempat, yang disarankan oleh tim IT agar dimiliki PBNU untuk jangka panjang, adalah sebuah cloud workspace yang handal. Meski beririsan sebagian fungsinya dengan Google Drive, salah satu produk Atlassian yang disebut Confluence, menyediakan fitur-fitur yang mendukung berbagai fungsi mulai dari pembangunan dan manajemen pengetahuan hingga monitoring dan pemetaannya yang dapat diprogram secara otomatis.

Perkiraan Biaya

Oleh tim IT PCINU Sedunia, keempat komponen ini diperkirakan menghabiskan dana sebanyak Rp 240 juta saat realisasi pada bulan pertamanya, dan menjadi kurang lebih setengahnya memasuki bulan kedua dan bulan-bulan setelahnya.

Perbedaan biaya pada bulan pertama ini disebabkan biaya instalasi server mandiri yang dikeluarkan sekali, serta biaya add-on Webinar pada Zoom yang dapat memfasilitasi hingga 5000 peserta yang dikeluarkan hanya pada bulan dimana Muktamar berlangsung.

Perkiraan-perkiraan ini dibuat berdasarkan pengetahuan dan pengalaman menjalankan skema serupa, tentu dengan kapasitas yang lebih kecil, yang saat ini dibangun oleh pengurus PCINU Jerman untuk keperluan transformasi digitalnya. Pengalaman PCINU Jerman ini kemudian dinaikkan skalanya dengan mempertimbangkan kebutuhan kapasitas yang sesuai dengan skala agenda sepenting Muktamar serta organisasi sebesar PBNU.

Tim IT PCINU Sedunia meyakini bila perkiraan biaya tersebut dapat tercukupi dengan mudah dari Koin Muktamar yang telah terkumpul sejauh ini.

---